Team Working Agreement erstellen: Workshop für klare Regeln der Zusammenarbeit

Montag, 9:12 Uhr: Drei Personen warten im Videocall, zwei sitzen bereits im Büro, eine Kollegin antwortet erst am Nachmittag im Chat. Währenddessen wird eine Entscheidung aus der letzten Woche erneut diskutiert, weil niemand weiß, wer sie eigentlich getroffen hat. Solche Situationen sind selten ein Zeichen fehlender Motivation. Meist fehlen klare, gemeinsam getroffene Absprachen darüber, wie das Team zusammenarbeitet.

Ein Team Working Agreement schafft dafür einen verbindlichen Rahmen. Es hält fest, wie ihr erreichbar seid, welche Meetings wirklich nötig sind, wie Entscheidungen getroffen werden und wie ihr mit Spannungen umgeht. Gerade in hybriden Teams verhindert es, dass einzelne Gewohnheiten stillschweigend zur Regel werden und andere dadurch regelmäßig benachteiligt oder übergangen werden.

Infografik zu Team Working Agreement erstellen: Workshop für klare Regeln der Zusammenarbeit (KI-generiert).

Was ein Team Working Agreement leistet

Ein Working Agreement ist keine Sammlung netter Wünsche und auch kein Regelwerk, das eine Führungskraft allein vorgibt. Es sind konkrete Vereinbarungen, die ein Team miteinander entwickelt, dokumentiert und im Alltag überprüft.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Verbindlichkeit. „Wir wollen transparenter kommunizieren“ klingt gut, bleibt aber offen. „Entscheidungen werden im Projektkanal dokumentiert, einschließlich Verantwortlichkeit und Termin“ lässt sich im Alltag anwenden und überprüfen.

Ein gutes Working Agreement beantwortet vor allem diese Fragen:

• Wann und über welche Kanäle sind wir erreichbar?
• Was erwarten wir bei Nachrichten, die nicht dringend sind?
• Welche Meetings brauchen wir, und wie bereiten wir sie vor?
• Wie treffen wir Entscheidungen?
• Wie organisieren wir Büro- und Remote-Tage fair?
• Wie sprechen wir Konflikte, Überlastung oder Unklarheiten an?
• Wann überprüfen und ändern wir unsere Vereinbarungen?

Bei uns erleben wir in Workshops häufig, dass Teams zunächst über einzelne Reizthemen sprechen wollen: zu viele Meetings, langsame Rückmeldungen oder unklare Zuständigkeiten. Hinter diesen Themen liegen meist unterschiedliche Erwartungen. Das Working Agreement macht diese Unterschiede besprechbar, bevor sie sich in Ärger und Rückzug verwandeln.

Die Vorbereitung: Nicht mit Lösungen starten

Plane für den Workshop idealerweise zwei bis drei Stunden ein. Wenn das Team gerade in einem spürbaren Konflikt steckt oder viele Schnittstellen hat, kann ein zusätzlicher Termin sinnvoll sein. Wichtig ist, dass alle Personen teilnehmen, die von den Vereinbarungen betroffen sind. Sonst entstehen Regeln über Menschen statt mit ihnen.

Kläre vorab mit der Führungskraft oder dem Auftraggeber drei Punkte:

• Welche konkreten Reibungen sollen bearbeitet werden?
• Welche Themen darf das Team selbst entscheiden?
• Wo gibt es Rahmenbedingungen, die bereits feststehen?

Der letzte Punkt ist besonders wichtig. Wenn bestimmte Präsenztage, Datenschutzvorgaben oder Erreichbarkeiten nicht verhandelbar sind, benenne das zu Beginn offen. Ein Workshop verliert Vertrauen, wenn Teilnehmende über etwas diskutieren, das längst entschieden ist.

Bitte die Teammitglieder vorab um eine kurze Reflexion. Drei Fragen reichen:

• Was erleichtert dir unsere Zusammenarbeit derzeit?
• Was kostet dich unnötig Zeit oder Energie?
• Welche eine Absprache würde unseren Alltag spürbar verbessern?

Du kannst die Antworten anonym sammeln oder direkt im Workshop erarbeiten. Anonyme Rückmeldungen helfen, wenn Hierarchien oder ungelöste Spannungen im Raum sind.

Ein Workshop-Ablauf, der zu konkreten Vereinbarungen führt

Der folgende Ablauf funktioniert für Teams mit etwa fünf bis zwölf Personen. Bei größeren Gruppen empfiehlt sich Arbeit in Kleingruppen und eine besonders straffe Priorisierung.

1. Einstieg und gemeinsamer Zweck

Starte nicht mit der Frage „Welche Regeln brauchen wir?“. Das führt oft sofort zu Positionskämpfen. Beginne stattdessen mit dem Nutzen: Was soll durch bessere Zusammenarbeit für uns leichter, klarer oder verlässlicher werden?

Du kannst beispielsweise fragen: „Stellt euch vor, unsere Zusammenarbeit läuft in drei Monaten deutlich besser. Woran merken wir das an einem normalen Arbeitstag?“

Sammle Antworten sichtbar. Typische Nennungen sind weniger Nachfragen, konzentriertere Arbeitszeiten, schnellere Entscheidungen und weniger Frust in Chats. Daraus formulierst du gemeinsam ein Arbeitsziel, etwa: „Wir schaffen klare, faire und alltagstaugliche Absprachen für unsere hybride Zusammenarbeit.“

2. Reibungspunkte sichtbar machen

Lass jede Person zunächst für sich notieren, wo Zusammenarbeit stockt. Danach werden ähnliche Themen gebündelt. Achte darauf, Beobachtungen von Bewertungen zu trennen.

Statt „Der Chat ist chaotisch“ hilft die konkretere Beschreibung: „Wichtige Entscheidungen stehen manchmal nur in Direktnachrichten und sind später nicht auffindbar.“

Häufige Themenfelder sind:

• Erreichbarkeit und Reaktionszeiten
• digitale Kommunikation und Informationsablage
• Meetings und Fokuszeiten
• Entscheidungswege und Verantwortlichkeiten
• Büro- und Remote-Tage
• Vertretung bei Abwesenheiten
• Umgang mit Fehlern, Konflikten und Überlastung

Priorisiert anschließend. Nicht jedes Thema muss im ersten Working Agreement geregelt werden. Wähle die drei bis fünf Punkte, die den größten Unterschied im Alltag machen.

3. Erwartungen austauschen, bevor Regeln formuliert werden

Jetzt kommt der wichtigste Moderationsschritt: Lass das Team unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen aussprechen. Gerade bei Erreichbarkeit oder Präsenz entstehen Konflikte oft, weil Menschen unterschiedliche Arbeitsrealitäten mitbringen.

Frage zum Beispiel:

• Welche Nachrichten erfordern aus deiner Sicht eine schnelle Antwort?
• Wann brauchst du ungestörte Konzentrationszeit?
• Was muss passieren, damit du auch an Remote-Tagen gut eingebunden bist?
• Welche Entscheidungen möchtest du mitgestalten, welche können andere eigenständig treffen?

Sorge dafür, dass nicht nur die lautesten Stimmen den Maßstab setzen. Eine kurze Einzelreflexion vor dem Austausch, eine Kartenabfrage oder Gesprächsrunden mit begrenzter Redezeit helfen dabei.

Als Moderatorin oder Moderator musst du nicht jede Meinungsverschiedenheit sofort auflösen. Deine Aufgabe ist zunächst, Unterschiede präzise sichtbar zu machen. Erst dann kann das Team tragfähige Kompromisse entwickeln.

4. Vereinbarungen präzise formulieren

Formuliert Regeln so, dass eine außenstehende Person verstehen würde, was konkret zu tun ist. Jede Vereinbarung sollte Verhalten, Kontext und gegebenenfalls eine Ausnahme enthalten.

Zu unklar	Besser vereinbart
Wir kommunizieren transparent.	Projektentscheidungen werden im gemeinsamen Projektkanal dokumentiert.
Wir respektieren Fokuszeit.	Dienstag und Donnerstag von 9 bis 11 Uhr planen wir keine internen Meetings.
Wir sind gut erreichbar.	Chatnachrichten beantworten wir innerhalb unserer Arbeitszeit, sofern keine andere Dringlichkeit markiert ist.
Wir arbeiten hybrid gut zusammen.	Bei Teammeetings schalten sich auch Personen im Büro über eigene Geräte zu, damit alle gleichberechtigt teilnehmen können.
Wir entscheiden schneller.	Die fachlich verantwortliche Person trifft Entscheidungen bis zum vereinbarten Termin und dokumentiert sie im Projektboard.

Prüfe jede Regel mit vier Fragen:

• Ist klar, welches Verhalten gemeint ist?
• Gilt die Regel für alle Betroffenen?
• Ist sie im Arbeitsalltag realistisch?
• Woran merken wir, dass sie eingehalten wird?

Eine gute Vereinbarung muss nicht perfekt sein. Sie muss ausprobierbar sein.

Konkrete Inhalte für hybride Teams

Hybride Zusammenarbeit braucht bewusstere Regeln als reine Büroarbeit. Wer im Büro sitzt, kann Informationen nebenbei aufnehmen. Wer remote arbeitet, ist auf dokumentierte und zugängliche Kommunikation angewiesen. Ohne klare Absprachen entsteht schnell ein Informationsvorsprung für die Personen vor Ort.

Besprecht deshalb insbesondere diese Punkte:

• Welche Termine finden grundsätzlich hybrid statt?
• Wie stellen wir sicher, dass Remote-Teilnehmende gleichberechtigt sprechen können?
• Welche Informationen gehören in einen gemeinsamen Kanal statt in Flurgespräche?
• Wann sind gemeinsame Bürotage sinnvoll, und wofür nutzen wir sie?
• Wie werden spontane Entscheidungen oder Absprachen dokumentiert?
• Welche Arbeitszeiten überschneiden sich verlässlich für Zusammenarbeit?

Wichtig ist dabei: Gleichbehandlung heißt nicht, dass alle identisch arbeiten müssen. Es heißt, dass alle Zugang zu relevanten Informationen, Entscheidungen und Beteiligungsmöglichkeiten haben.

Wenn es bei Regeln zu Konflikten kommt

Ein Working Agreement ist auch Konfliktarbeit. Wenn unterschiedliche Interessen aufeinanderprallen, hilft es wenig, auf schnelle Einigkeit zu drängen. Bearbeite stattdessen den Interessenkonflikt hinter der Position.

Wenn jemand etwa sofortige Chatantworten erwartet und eine andere Person konzentrierte Arbeitsblöcke braucht, geht es nicht nur um Reaktionszeit. Es geht möglicherweise um Verlässlichkeit auf der einen und Arbeitsqualität auf der anderen Seite.

Frage dann: „Wie können wir beides ermöglichen?“ Daraus könnte eine Vereinbarung entstehen: Dringende Anliegen werden klar gekennzeichnet oder telefonisch geklärt, alles andere wird innerhalb des vereinbarten Zeitfensters beantwortet.

Bei festgefahrenen Diskussionen helfen diese Moderationsregeln:

• Sprich über beobachtbares Verhalten statt über Charaktereigenschaften.
• Lass Interessen und Bedenken zuerst vollständig aussprechen.
• Suche nach einer testbaren Lösung statt nach der endgültigen Lösung.
• Halte Dissens fest, wenn keine Einigung möglich ist.
• Kläre, wer bei ungelösten Fragen entscheiden darf oder muss.

Vom Workshop in den Alltag

Nach dem Workshop braucht das Agreement einen festen Platz. Ein Foto vom Flipchart reicht nicht. Übertragt die Vereinbarungen in ein gut auffindbares Dokument, etwa im Teamraum oder Projektbereich. Benenne für jede Regel, falls nötig, eine verantwortliche Person für die Pflege.

Vereinbart außerdem direkt einen Review-Termin. Nach einigen Wochen sollte das Team prüfen:

• Welche Regel hat uns tatsächlich geholfen?
• Wo halten wir uns nicht an unsere Vereinbarung?
• War die Regel zu unklar, zu ambitioniert oder nicht mehr passend?
• Welche neue Reibung ist entstanden?

Das ist kein Kontrolltermin, sondern ein Lernschritt. Teams verändern sich, Aufgaben verändern sich und auch die Arbeitsorganisation bleibt nicht gleich. Ein Working Agreement darf deshalb angepasst werden.

Wenn ihr Moderation, Konfliktklärung und wirksame Workshop-Formate vertiefen möchtet, findest du passende Seminare und Termine bei uns auf cmt.de.

Ein Team Working Agreement wirkt dann, wenn es nicht als Pflichtdokument behandelt wird, sondern als gemeinsames Versprechen für den Alltag. Je konkreter ihr Erwartungen ausspricht, Entscheidungen festhaltet und Vereinbarungen überprüft, desto weniger Energie verliert ihr an vermeidbare Reibung.